Diagrama BPMN de los lineamientos para la autorización de compromisos presupuestales, una vez estos sean asignados por las unidades ejecutoras, y con los cuales se garantiza la existencia de apropiación presupuestal.
| # | Actividad | Responsable | Descripción Técnica |
|---|---|---|---|
| 1 | Inicio | - | Inicio del proceso de autorización de compromiso presupuestal. |
| 2 | Asignar compromiso presupuestal | Unidades Ejecutoras / Oficina de Contratación | El ordenador del gasto solicita el compromiso presupuestal para asegurar el uso planificado de los recursos. El Sistema de Gestión Financiero lo asigna automáticamente, sustentado en actos administrativos, quedando en estado GRABADO. Para proyectos financiados por el Sistema General de Regalías, la fecha del compromiso debe coincidir con la registrada en la plataforma SPGR. El valor debe concordar con el objeto del gasto. Tiempo: Cuando se requiera. |
| 3 | Revisar y autorizar | Técnico Administrativo / Profesional Universitario / Contratista | Se verifica la documentación soporte y los actos administrativos. Criterios: 1) Correspondencia del objeto del CDP con el acto administrativo. 2) Acto administrativo numerado y fechado. 3) Compromiso expedido antes del inicio de ejecución. 4) Soportes completos y conformes. 5) Firma escaneada autorizada. Si no se cumple algún criterio, se devuelve a la unidad ejecutora. Tiempo: Entre 1 y 2 días. |
| 4 | Comunicación de la autorización del compromiso | Técnico Administrativo / Profesional Universitario / Contratista | Se informa por correo electrónico a la unidad ejecutora la autorización del compromiso presupuestal. El estado cambia de GRABADO a AUTORIZADO. Tiempo: Inmediato a la autorización. |
| 5 | Fin | - | Finalización del proceso de autorización de compromiso presupuestal. |
| Módulo | Descripción Técnica para el Sistema |
|---|---|
| Registro de Solicitud de Compromiso | El sistema debe permitir a la Unidad Ejecutora crear solicitudes de compromiso presupuestal, vinculándolas obligatoriamente a un CDP (Certificado de Disponibilidad) previamente aprobado. |
| Gestión de Soportes Contractuales | El aplicativo debe permitir el cargue y almacenamiento de actos administrativos, contratos y documentos legales que sustentan el compromiso, garantizando su trazabilidad. |
| Módulo de Verificación de Criterios | El software debe proveer una interfaz para la Oficina de Contratación donde se validen los requisitos legales y técnicos del compromiso frente a la normativa vigente. |
| Workflow de Ajustes y Devoluciones | El sistema debe permitir el flujo de retorno hacia la Unidad Ejecutora en caso de inconsistencias, permitiendo registrar observaciones detalladas para el ajuste de la solicitud. |
| Autorización y Generación de RP | Tras la validación positiva, el sistema debe generar automáticamente el Registro Presupuestal (RP) definitivo, bloqueando el saldo del CDP para el tercero específico del contrato. |
| Notificación Automatizada de Compromiso | El sistema debe enviar una notificación automática (email o alerta interna) a la Unidad Ejecutora una vez que el compromiso ha sido oficialmente autorizado y registrado. |